E-Procurement

Elektronische Beschaffung mit Integra eProc

Integra eProc ist eine webbasierte E-Procurement Software für den operativen und den strategischen Einkauf.

In vielen Unternehmen hat die Beschaffungsabteilung ihr volles Potential bei der Optimierung der Wertschöpfungskette noch nicht erreicht. Die Hindernisse dabei sind isolierte Beschaffungsorganisationen, ineffiziente Prozesse und heterogene Systeme. Viele Stabsstellen mit eigenen Hierarchien, Überschneidungen bei der Informationsbeschaffung, eine unübersichtliche Menge an Datenmaterial und fehlende interdisziplinäre Kommunikation durch verschachtelte Kommunikationsmittel runden das Portfolio an Schwierigkeiten ab. Kurzum: die verfügbaren Ressourcen an Arbeitszeit und finanziellen Mitteln werden nicht effektiv genutzt.

Integra eProc hat das Ziel den Einkauf bei der Reduzierung von Kosten sowie der Minimierung von Risiken und der Gewährung der Compliance zu unterstützen. Isolierte Systeme und Teams werden miteinander verknüpft, um der Beschaffungsabteilung umfassende und konsolidierte Transparenz sowie Kontrolle über Beschaffungs-, Lieferantendaten und Einkaufsprozesse zu verschaffen.

Es wird ein zentrales Werkzeug implementiert, mit dessen Hilfe das gesamte Beschaffungssystem leicht zu steuern, zu pflegen und schnell zu optimieren ist. Ausgerüstet mit Kommunikationstools und zentraler Installation lässt sich somit der komplexe Beschaffungsapparat nahezu jedes Unternehmens, jeder Größe und Branche, nachhaltig umstrukturieren sowie vereinfachen.

E-Procurement ermittelt und realisiert Einsparungen

Warenartikel, die standardisiert relativ geringwertig und mit geringem Beschaffungsrisiko verbunden sind - sogenannte C-Teile - machen in vielen Unternehmen einen beachtlichen Anteil des Bestellvolumens aus.

Je Bestellvorgang fallen Kosten an, die den eigentlichen Warenwert weit übersteigen. Von Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung und Handling über Lieferung bis hin zur Abrechnung setzt sich ein innerbetrieblicher Administrationskoloss in Bewegung, der mehrere Abteilungen in die Beschaffung des benötigten Artikels involviert. Die Prozesskosten im unternehmensübergreifenden Beschaffungsprozess wirken als Kostentreiber und lassen den eigentlichen Einstandspreis in den Hintergrund treten. Was liegt also näher als die einzelnen, unregelmäßigen Bestellungen der C-Teile so zu bündeln, dass diese automatisiert, termintreu und ohne Medienbrüche angefordert werden können?

Ausgehandelte Einsparungen lassen sich über das System aufrechterhalten und kontrollieren. Suboptimale Verträge, unnötige Ausgaben und Rechnungen, welche die vereinbarten Bedingungen und Preise nicht wiederspiegeln und zu steigenden Kosten führen, werden vermieden. Sämtliche Transaktionen werden transparent und für die entsprechenden Entscheidungsträger stark vereinfacht dargestellt, so dass der nötige Bestellmechanismus entwirrt, entzerrt und hierarchisch flach gehalten wird.

Risikomanagement und -minimierung mit E-Procurement

Ein wachsender Lieferentenstamm und sich ständig ändernde Betriebsumgebungen führen dazu, dass mittelständische Unternehmen steigenden Risiken ausgesetzt sind. Die Überwachung der finanziellen Gesundheit und erbrachten Leistung schon einiger wichtiger Lieferanten stellt einen enormen Anspruch an die Beschaffungsorganisationen dar. Dies beruht nicht ausschließlich auf finanziellen Aspekten, sondern auch auf solchen, die Vorschriften und Unternehmensstandards beinhalten, welche durchaus entscheidungsrelevante Faktoren darstellen können.

Das Lieferantenmanagement (SRM), die Vertragsverwaltung und die abbildbaren Beschaffungsworkflows in Integra eProc bieten den organisatorischen Rahmen sich diesen Anforderungen zu stellen. Im Fokus liegt hierbei die lückenlose, zeitlich optimierte und visuell einfach dargestellte Abbildung von relevanten Informationen. So kann langfristig dem Risiko falscher Entscheidungen und hohen Zeit- sowie Geldverlustes entgegengewirkt werden.

Systemeigenschaften von Integra eProc

Mit Hilfe von Integra eProc können zentrale Einkäufer aber auch dezentrale Bedarfsträger auf Produkte der jeweiligen Lieferanten zugreifen, sich einen Überblick verschaffen, Preise vergleichen und direkt bestellen.

Integra eProc bietet Ihnen einen integrierten Multilieferantenkatalog (MLK), in dem Ihre individuellen Lieferantenkataloge zu einem Unternehmenseigenen „Buy-Side-Katalog“ zusammengefasst werden können. Dieser kann problemlos per OCI-Schnittstelle in SAP-Lösungen integriert werden. Der Bedarfsträger greift nur auf einen Systemkatalog zu. Offene Standards garantieren unseren international operierenden Kunden die innerbetriebliche Integration vor- und nachgelagerter Prozesse auch mit den angeschlossenen Systemen von Partnern.

Integra eProc bietet die Möglichkeit, Anfragen als interaktives Formular oder über ein Lieferantenportal direkt an einen oder mehrere Lieferanten zu senden. Angebote werden somit automatisch wieder in das System zurückübertragen und können anschließend verglichen, nachverhandelt oder direkt bestellt werden. Eine schnelle Entscheidungsfindung wird ermöglicht und lässt sich beschleunigt abwickeln.

Integra eProc enthält eine Vielzahl von nützlichen Eigenschaften für die elektronische Beschaffung – den operativen Einkauf – mit einer klaren, übersichtlichen Struktur und hoher Leistungsfähigkeit. Dabei verbindet diese Lösung die Kostensenkungspotentiale einer Cloudlösung mit der erprobten, hohen Businessfunktionalität in zahlreichen Installationen.

Integra eProc ist der schlüsselfertige Einstieg in die elektronische Beschaffung. Maßgebend für die bisherigen Funktionalitäten sind die Ansprüche und Erfordernisse unsere Kunden, die durch den Praxiseinsatz der Lösung entstehen.

Mit dem Einsatz von Integra eProc können Sie eine

  • effektive Gestaltung des Beschaffungsprozesses
  • Dezentralisierung des Beschaffungsprozesses
  • Entlastung des Einkaufs, um mehr Ressourcen für strategische Tätigkeiten zu haben
  • Verringerung der Prozesskosten in der Buchhaltungsabteilung
  • Senkung der direkten Beschaffungskosten durch Prozesskosteneinsparungen
  • Transparenz über das Einkaufsgeschehen
  • dauerhafte Lieferantenreduktion

mit geringem Aufwand erreichen. Außerdem erstellen Sie somit ein zentrales Tool, in dem Bedarfserfassung, Lieferantenbestand und Entscheidungsträger nahezu ohne Zeitverlust kommunizieren können.